Saturday, June 26, 2010

No IC Babak #2

1. Dalam posting yang sebelum ini, kita sudah melihat bagaimana nombor IC boleh diproses untuk mendapatkan tarikh lahir, tetapi tidak pula ditunjukkan bagaimana jika nombor IC tersebut bermula dengan nombor '0'. contohnya: 090102-03-0405

2. Jika nombor IC dimulakan dengan nombor '0', maka kita perlulah ubah suai sedikit formula kita yang sebelum ini. Dalam contoh lepas saya telah tunjukkan bahawa;

=LEFT(A2,2) akan memberikan 2 digit pertama nombor IC (digit mewakili tahun) dengan andaian bahawa sel A2 menyimpan nombor IC. Jika Nombor ICnya seperti diatas, maka penggunaan formula ini akan menghasilkan nombor '09'.

3. Excel akan mentakrif '09' menjadi '1909' apabila dimasukkan nilai tersebut sebagai parameter year didalam function DATE. Untuk mengelakkan perkara tersebut dari berlaku, gunakan formula dibawah didalam suatu sel yg lain.



4. Setelah itu, gunakan nilai didalam sel C2 untuk dimasukkan sebagai parameter year dalam function DATE.

Selamat mencuba!

Thursday, June 3, 2010

Al-Kisah Nombor IC, Babak #1

Salam,

1. Kali ni saya nak berkongsi berkenaan pengolahan Nombor IC didalam Excel untuk mendapatkan lebih banyak maklumat darinya. Dan seperti tajuk posting, akan ada banyaklah sirinya sebelum kisah ini dianggap selesai.

2. Untuk memulakannya, kita perlu setuju, bahawasanya kita boleh keluarkan (BACA: Extract) sekurang-kurangnya 4 nilai lain dari Nombor IC, iaitu:
  • Tarikh Lahir
  • Umur
  • Jantina
  • Tempat Lahir
3. Jadi untuk babak #1, izinkan saya menghuraikan bagaimana kita boleh mendapatkan tarikh lahir dari sesuatu Nombor IC.

4. Kita perlu menggunakan 2 Function dari kategori Text untuk mengeluarkan data-data untuk Tahun Lahir(2 digit), Bulan Lahir(2 digit) dan Hari Lahir(2 digit) yang merupakan 6 nombor pertama dari sesuatu Nombor IC itu. Function yang saya maksudkan adalah Left dan Mid.

5. Jika Nombor IC berada di sel C3, maka formula untuk mendapatkan Nilai Tahun dari Nombor IC adalah seperti berikut:

=LEFT(C3,2)

dimana, parameter #1 dalam function LEFT adalah alamat sel dimana Nombor IC itu berada,
dan, parameter #2 pula adalah bilangan aksara (BACA: Character) yang ingin dikeluarkan (iaitu 2 digit)

6. Seterusnya, untuk mendapatkan Nilai Bulan begini:

=MID(C3,3,2)

dimana, parameter #1 dalam function MID adalah alamat sel dimana Nombor IC itu berada,
dan, paramater #2 pula adalah nombor mewakili kedudukan ke berapa kita ingin mula ambil nilai untuk dikeluarkan dari Nombor IC (dalam hal ini, bermula dari kedudukan ke-3)
dan akhir sekali, parameter #3 adalah bilangan aksara yang ingin dikeluarkan dari Nombor IC itu.


7. Nilai Hari pula dikeluarkan dengan menggunakan formula berikut:

=Mid(C3,5,2)


8. Langkah terakhir, selepas semua nilai-nilai tersebut telah dikeluarkan, barulah kita mencantumkan semula menjadi format tarikh dengan menggunakan fungsi DATE dari kategori Date & Time. Iaitu:

=DATE(D3,E3,F3)

dimana, D3 mewakili nilai Tahun
E3, mewakili nilai Bulan
dan F3 mewakili nilai Hari.


9. Jika format tarikh yang terhasil tidak menepati citarasa anda, sila klik pada butang kanan pada mouse anda semasa cursor berada pada nilai Tarikh Lahir. Pilih Format Cells, dan pilih tab Number, kemudian click pada Date, dan seterusnya di senarai yang muncul disebelah kanan window, pilihlah format yang bersesuaian.




Sekian untuk kali ini.






Tuesday, June 1, 2010

Pengiraan Hari

Salam,

1. Posting kali ini adalah berkenaan pengiraan hari. Mungkin ada dikalangan kita yang mungkin perlu membuat pengiraan berkenaan hari. Baru-baru ni saya ditanya soalan yang sebegini walaupun ianya bukanlah kali pertama soalan ini diajukan, cuma variasi keperluannya sahaja yang sedikit berbeza.

2. Contoh yang akan saya bawakan ini berkaitan kaedah melabel baris rekod bertarikh. Andaiannya ialah, maklumat tarikh mewakili suatu tarikh penyerahan dan label yang ingin diletakkan ialah bilangan hari diantara tarikh penyerahan tersebut sehingga tarikh semasa yang telah melebihi 7 hari. Jelas? Jika jelas, mari kita lihat penyelesaiannya.


3. Seperti yang dipaparkan diatas tu, nilai-nilai tarikh awal/tarikh penyerahan mengikut andaian di para diatas. Ok, tarikh dah ada. Apa seterusnya?

4. Seterusnya, perlulah kita dapatkan nilai tarikh semasa. Bagaimana ianya boleh dilakukan? 2 cara. Pertama dengan menggunakan kekunci CTRL ; (<--Itu simbol semi-colon. Mana duduknya? sebelah kanan huruf L). PERINGATAN, tekan CTRL dan ; secara kombinasi ye...bukan tekan CTRL lepas, dan baru nak tekan ;. Itu boleh mendatangkan marah!

5. Cara kedua? Gunakan fungsi TODAY(). Fungsi today juga akan menghasilkan tarikh semasa. Tapi apa beza antara kedua-dua kaedah? Kaedah #1, nilai tarikh semasanya tidak akan dikemaskini pada hari-hari berikutnya. Statiklah maknanya. Kaedah #2, nilai tarikh semasa yang akan berubah mengikut tarikh komputer kita. Maknanya, kalau hari ni kita guna TODAY() tarikhnya ialah 1 Jun 2010, esok bila kita buka fail yang sama yang menggunakan fungsi ini tarikhnya jadi 2 Jun 2010. Faham?

6. Baiklah, tarikh semasa dah ada. Apa lagi? Tolakkan nilai TODAY() dengan nilai tarikh penyerahan. Begini, =TODAY()-A1. Boleh? Tapi kena juga tambahkan dengan 1. Sebab? Sebab nanti kita tak kira pula tarikh hari ni sekali. Jadilah formula tu macam ni, =TODAY()-A2+1. Ok?

7. Kalau diikutkan, dah selesailah soalan ni. Tapi apa kata kita cantikkan sikit keputusan kita ni.

8. Saya gunakan IF untuk mengasingkan jawapan. Tarikh yang lewat akan jadi begini "10 Hari Lewat". Tarikh yang tidak lewat pula tidak ada apa-apa status.

9. Oleh itu, formulanya jadi begini: =IF(TODAY()-A2+1>7,TODAY()-A2+1 & " Hari Lewat","").


Formula ini, TODAY()-A2+1>7 maksudnya, beza tarikh penyerahan dengan tarikh semasa lebih besar dari 7 (BACA: 7 Hari)

Formula ini pula, TODAY()-A2+1 & " Hari Lewat" akan menghasilkan -->(Bil Hari:Suatu Nombor) Hari Lewat. Simbol '&' digunakan untuk menyambungkan 2 nilai. Dalam kes ni, nilai #1 adalah bil hari dan nilai #2 adalah perkataan Hari Lewat.

10. Harap-harap paham lah ye...kalau tak, buat-buat faham sudahlah..

Semoga memberikan manfaat.


Monday, May 31, 2010

Simbol negatif dibelakang nombor??

1. Macam-macam masalah yang saya temui apabila mengelolakan sesuatu kursus. Ini adalah antara masalah yang terbaru saya temui...

2. Masalah ini disampaikan ketika saya melatih beberapa peserta dari sebuah syarikat jualan kereta nasional...

3. Saya ditunjukkan beberapa sampel data yang kalau tak silap saya dimuat turun dari satu aplikasi lain. Dan hasilnya nombor-nombor negatif mempunyai simbol negatifnya dibelakang nombor-nombor tersebut (BACA: 90-).

4. Peserta berkenaan sebenarnya memohon penjelasan dan penyelesaian bagaimana boleh diletakkan semula simbol-simbol negatif tersebut dihadapan (BACA: -90)

5. Jadi dikesempatan ini saya ingin berkongsi penyelesaian saya yang dibuat secara berperingkat.

6. Pertama sekali, suatu pengujian ke atas nilai perlu dilakukan:

Jika nilainya adalah 90- dialamat A3, maka ujian ini akan memberi nilai TRUE bagi pernyataan berikut: =RIGHT(A3)="-"


7. Langkah kedua, gantikan simbol "-" yang terdapat pada nilai di A3 dengan simbol "" (BACA:tiada apa-apa) dengan menggunakan fungsi SUBSTITUTE. Fungsi ini mempunyai 4 parameter (BACA: nilai yang diperlukan oleh fungsi). Berikut adalah caranya:

=SUBSTITUTE(A3,"-","",1)
dimana, A3 mewakili lokasi nilai yang hendak diubah.
"-" mewakili simbol negatif yang hendak diganti
"" mewakili simbol gantian (BACA: - akan dihapuskan dari nilai)
dan, nombor 1 mewakili bil penemuan (BACA:occurance), iaitu gantilah simbol - yang pertama dijumpai. Jika hendak digantikan penemuan yang ke-2 tukarkan nilai 1 dengan 2.

Anda faham setakat ini??

8. Mari kita teruskan. Seterusnya, kita perlu gabungkan simbol negatif baru dan diletakkan dihadapan nilai di A3 tadi. Caranya adalah seperti berikut:

="-" & A3

Kalau dilihat didalam gambaran dibawah, saya telah menggabungkan langkah 7 dan 8.

9. Sekarang kita perlu menggunakan fungsi IF dari kategori Logical untuk menguji nilai A3 mengikut pernyataan berikut:

JIKA nilai di A3 mempunyai simbol negatif dibelakangnya,
MAKA hapuskan nilai negatif tersebut dan letakkan simbol negatif baru dihadapan nilai
SEBALIKNYA gunakan semula nilai di A3.

Pernyataan diatas bertujuan untuk memudahkan pemahaman, faham ke??


dalam Excel ditulis begini,

=IF(B3,C3,A3)
dimana, B3 mengandungi hasil ujian di langkah 6
C3 mengandungi langkah yang akan dilakukan jika syarat di B3 benar (BACA: True), rujuk langkah 7 dan 8 ye...
A3 nilai asal
terjemahan: Jika B3 (nilai A3 ada simbol - kat belakang tak?)
Maka C3 (buatlah macam dalam langkah 7 dan 8 tu....)
Sebaliknya A3 (kalau takde simbol - kat belakang, biarkan je la)

10. Fuh! berpeluh nak jawab soalan ni... Last sekali, tukarkan format nilai kepada Value (BACA: Nombor) dengan menggunakan fungsi VALUE. Kenape pulak nak kena buat macam ni? sebabnya, diperingkat awal lagi, nilai 90- diterjemahkan sebagai teks dalam Excel. Jadi perlulah diubah kepada nilai nombor. Caranya:

=VALUE(D3)
Dimana, nilai di D3 mengandungi hasil penggunaan fungsi IF tadi. Sila Rujuk gambaran dibawah...

11. Kesudahannya, bolehlah digabungkan menjadi suatu formula yang panjang seperti berikut, untuk tujuan menjimatkan penggunaan Column jika mahu. Selain dari tu boleh membantu mengelirukan rakan-rakan lain...tsk..tsk..caranya...

=VALUE(IF(RIGHT(A3)="-","-"&SUBSTITUTE(A3,"-","",1),A3))

12. Kesimpulannya, jika faham cara berperingkat, rekabentuknya adalah seperti berikut,

jika faham cara gabungan, gambarannya seperti dibawah,

jika kedua-duanya pun tak faham? Mari berkursus...

Semoga ada manfaatnya...


Ada sebuah Masaelah...

1. Kerap juga didalam kursus-kursus yang saya kelolakan, saya diajukan soalan berikut:

"Cikgu, ada tak cara yang mudah untuk tukar tulisan/teks yang telah ditulis didalam excel selain daripada saya copy & paste kan ke dalam Word, tukar dan copy & paste semula dalam Excel?"

2. Reaksi saya yang pertama adalah, "Wah! Rajinnya...." diikuti dengan derai tawa peserta.
3. Jawapannya, adalah dengan menggunakan beberapa fungsi (BACA: Excel Function) dari kategori TEXT iaitu UPPER, PROPER dan LOWER.

4. Apa yang dilakukan oleh fungsi-fungsi ini adalah menukarkan tulisan teks yang dipilih kepada huruf besar keseluruhannya (UPPER), huruf kecil keseluruhannya (LOWER) dan huruf pangkal bagi setiap perkataan dalam teks kepada huruf besar manakala bakinya huruf kecil (PROPER) contohnya: Excel.

5. Hah! Berjaya pun. Tak perlu copy & paste ke dalam Word... TETAPI, tak boleh terus cut & paste apa yang telah dibuat tu ke tempat teks yang asal. Ada langkah-langkah yang perlu diikuti, iaitu...

Copy teks yang telah ditukar dengan menggunakan fungsi UPPER/PROPER/LOWER
Letakkan cursor ditempat teks asal, dan klik butang kanan mouse, pilih paste special...


Dalam dialog/window paste special tu, pilih values. Itu cara yang betul.



Kalau anda terus cut & paste, dan tidak mengikut langkah diatas, akan berlaku seperti berikut...


6. Selalunya selepas penyelesaian ini diberikan, ada pula soalan susulan...

"Cikgu, macam mana pulak, kalau saya nak perkataan pertama semua huruf besar, lepas tu, perkataan berikutnya semua huruf kecil, lepas tu, perkataan yang seterusnya huruf pangkalnya je yang huruf besar, lain huruf kecil, pastu perkataan last sekali huruf besar semuanya...boleh tak cikgu tunjukkan..."

7. Saya pun...taip je ikut apa yang dipinta...tsk..tsk..


Semoga tips ini banyak membantu...

Asas Excel


1. Kebanyakkan daripada pengguna Excel tidak menyedari bahawa dengan memilih beberapa sel didalam spreadsheet, akan memudahkan proses memasukkan data didalam sel-sel tersebut.

2. Pilihan sel boleh dibuat dengan menggunakan mouse (Klik butang kiri mouse, dan drag sehingga mencapai jumlah sel yang dikehendaki), atau dengan menekan kekunci shift dan cursor key (anak panah tu...) ke kiri atau ke kanan, bawah atau ke atas, sehingga mendapat saiz ruangan yang mencukupi. INGAT, tekan shift dan kekunci arah (kanan,kiri,atas,bawah) secara kombinasi (BACA: bersama), dan bukan secara berasingan.

3. Apabila ruang data yang ingin diisi dengan data telah dipilih, terus sahaja menaip. JANGAN klik pada mana-mana sel lain! Taip seperti biasa dan tekan kekunci ENTER atau TAB.
4. Jika kekunci ENTER ditekan, maka cursor akan pergi kepada baris yang berikutnya, manakala jika kekunci TAB ditekan, maka cursor akan pergi kepada lajur yang berikutnya.

Selamat mencuba!

Posting pertama

Salam,

1. Setelah sekian lama terlibat dalam bidang latihan komputer, akhirnya saya merasakan sudah sampai masanya untuk meletakkan beberapa maklumat yang saya rasa boleh dikongsi bersama.

2. Tujuan blog ini dibuat adalah untuk berkongsi tip-tip dan cara-cara mudah untuk bekerja dengan menggunakan microsoft office excel. Kebanyakan daripada contoh-contoh yang digunakan datang daripada soalan-soalan yang diajukan didalam kursus-kursus yang dilaksanakan sebelum ini.

3. Saya berharap blog ini akan memberikan manfaat kepada para pelawat sekalian. Sekian, pembuka bicara.