Monday, May 31, 2010

Simbol negatif dibelakang nombor??

1. Macam-macam masalah yang saya temui apabila mengelolakan sesuatu kursus. Ini adalah antara masalah yang terbaru saya temui...

2. Masalah ini disampaikan ketika saya melatih beberapa peserta dari sebuah syarikat jualan kereta nasional...

3. Saya ditunjukkan beberapa sampel data yang kalau tak silap saya dimuat turun dari satu aplikasi lain. Dan hasilnya nombor-nombor negatif mempunyai simbol negatifnya dibelakang nombor-nombor tersebut (BACA: 90-).

4. Peserta berkenaan sebenarnya memohon penjelasan dan penyelesaian bagaimana boleh diletakkan semula simbol-simbol negatif tersebut dihadapan (BACA: -90)

5. Jadi dikesempatan ini saya ingin berkongsi penyelesaian saya yang dibuat secara berperingkat.

6. Pertama sekali, suatu pengujian ke atas nilai perlu dilakukan:

Jika nilainya adalah 90- dialamat A3, maka ujian ini akan memberi nilai TRUE bagi pernyataan berikut: =RIGHT(A3)="-"


7. Langkah kedua, gantikan simbol "-" yang terdapat pada nilai di A3 dengan simbol "" (BACA:tiada apa-apa) dengan menggunakan fungsi SUBSTITUTE. Fungsi ini mempunyai 4 parameter (BACA: nilai yang diperlukan oleh fungsi). Berikut adalah caranya:

=SUBSTITUTE(A3,"-","",1)
dimana, A3 mewakili lokasi nilai yang hendak diubah.
"-" mewakili simbol negatif yang hendak diganti
"" mewakili simbol gantian (BACA: - akan dihapuskan dari nilai)
dan, nombor 1 mewakili bil penemuan (BACA:occurance), iaitu gantilah simbol - yang pertama dijumpai. Jika hendak digantikan penemuan yang ke-2 tukarkan nilai 1 dengan 2.

Anda faham setakat ini??

8. Mari kita teruskan. Seterusnya, kita perlu gabungkan simbol negatif baru dan diletakkan dihadapan nilai di A3 tadi. Caranya adalah seperti berikut:

="-" & A3

Kalau dilihat didalam gambaran dibawah, saya telah menggabungkan langkah 7 dan 8.

9. Sekarang kita perlu menggunakan fungsi IF dari kategori Logical untuk menguji nilai A3 mengikut pernyataan berikut:

JIKA nilai di A3 mempunyai simbol negatif dibelakangnya,
MAKA hapuskan nilai negatif tersebut dan letakkan simbol negatif baru dihadapan nilai
SEBALIKNYA gunakan semula nilai di A3.

Pernyataan diatas bertujuan untuk memudahkan pemahaman, faham ke??


dalam Excel ditulis begini,

=IF(B3,C3,A3)
dimana, B3 mengandungi hasil ujian di langkah 6
C3 mengandungi langkah yang akan dilakukan jika syarat di B3 benar (BACA: True), rujuk langkah 7 dan 8 ye...
A3 nilai asal
terjemahan: Jika B3 (nilai A3 ada simbol - kat belakang tak?)
Maka C3 (buatlah macam dalam langkah 7 dan 8 tu....)
Sebaliknya A3 (kalau takde simbol - kat belakang, biarkan je la)

10. Fuh! berpeluh nak jawab soalan ni... Last sekali, tukarkan format nilai kepada Value (BACA: Nombor) dengan menggunakan fungsi VALUE. Kenape pulak nak kena buat macam ni? sebabnya, diperingkat awal lagi, nilai 90- diterjemahkan sebagai teks dalam Excel. Jadi perlulah diubah kepada nilai nombor. Caranya:

=VALUE(D3)
Dimana, nilai di D3 mengandungi hasil penggunaan fungsi IF tadi. Sila Rujuk gambaran dibawah...

11. Kesudahannya, bolehlah digabungkan menjadi suatu formula yang panjang seperti berikut, untuk tujuan menjimatkan penggunaan Column jika mahu. Selain dari tu boleh membantu mengelirukan rakan-rakan lain...tsk..tsk..caranya...

=VALUE(IF(RIGHT(A3)="-","-"&SUBSTITUTE(A3,"-","",1),A3))

12. Kesimpulannya, jika faham cara berperingkat, rekabentuknya adalah seperti berikut,

jika faham cara gabungan, gambarannya seperti dibawah,

jika kedua-duanya pun tak faham? Mari berkursus...

Semoga ada manfaatnya...


Ada sebuah Masaelah...

1. Kerap juga didalam kursus-kursus yang saya kelolakan, saya diajukan soalan berikut:

"Cikgu, ada tak cara yang mudah untuk tukar tulisan/teks yang telah ditulis didalam excel selain daripada saya copy & paste kan ke dalam Word, tukar dan copy & paste semula dalam Excel?"

2. Reaksi saya yang pertama adalah, "Wah! Rajinnya...." diikuti dengan derai tawa peserta.
3. Jawapannya, adalah dengan menggunakan beberapa fungsi (BACA: Excel Function) dari kategori TEXT iaitu UPPER, PROPER dan LOWER.

4. Apa yang dilakukan oleh fungsi-fungsi ini adalah menukarkan tulisan teks yang dipilih kepada huruf besar keseluruhannya (UPPER), huruf kecil keseluruhannya (LOWER) dan huruf pangkal bagi setiap perkataan dalam teks kepada huruf besar manakala bakinya huruf kecil (PROPER) contohnya: Excel.

5. Hah! Berjaya pun. Tak perlu copy & paste ke dalam Word... TETAPI, tak boleh terus cut & paste apa yang telah dibuat tu ke tempat teks yang asal. Ada langkah-langkah yang perlu diikuti, iaitu...

Copy teks yang telah ditukar dengan menggunakan fungsi UPPER/PROPER/LOWER
Letakkan cursor ditempat teks asal, dan klik butang kanan mouse, pilih paste special...


Dalam dialog/window paste special tu, pilih values. Itu cara yang betul.



Kalau anda terus cut & paste, dan tidak mengikut langkah diatas, akan berlaku seperti berikut...


6. Selalunya selepas penyelesaian ini diberikan, ada pula soalan susulan...

"Cikgu, macam mana pulak, kalau saya nak perkataan pertama semua huruf besar, lepas tu, perkataan berikutnya semua huruf kecil, lepas tu, perkataan yang seterusnya huruf pangkalnya je yang huruf besar, lain huruf kecil, pastu perkataan last sekali huruf besar semuanya...boleh tak cikgu tunjukkan..."

7. Saya pun...taip je ikut apa yang dipinta...tsk..tsk..


Semoga tips ini banyak membantu...

Asas Excel


1. Kebanyakkan daripada pengguna Excel tidak menyedari bahawa dengan memilih beberapa sel didalam spreadsheet, akan memudahkan proses memasukkan data didalam sel-sel tersebut.

2. Pilihan sel boleh dibuat dengan menggunakan mouse (Klik butang kiri mouse, dan drag sehingga mencapai jumlah sel yang dikehendaki), atau dengan menekan kekunci shift dan cursor key (anak panah tu...) ke kiri atau ke kanan, bawah atau ke atas, sehingga mendapat saiz ruangan yang mencukupi. INGAT, tekan shift dan kekunci arah (kanan,kiri,atas,bawah) secara kombinasi (BACA: bersama), dan bukan secara berasingan.

3. Apabila ruang data yang ingin diisi dengan data telah dipilih, terus sahaja menaip. JANGAN klik pada mana-mana sel lain! Taip seperti biasa dan tekan kekunci ENTER atau TAB.
4. Jika kekunci ENTER ditekan, maka cursor akan pergi kepada baris yang berikutnya, manakala jika kekunci TAB ditekan, maka cursor akan pergi kepada lajur yang berikutnya.

Selamat mencuba!

Posting pertama

Salam,

1. Setelah sekian lama terlibat dalam bidang latihan komputer, akhirnya saya merasakan sudah sampai masanya untuk meletakkan beberapa maklumat yang saya rasa boleh dikongsi bersama.

2. Tujuan blog ini dibuat adalah untuk berkongsi tip-tip dan cara-cara mudah untuk bekerja dengan menggunakan microsoft office excel. Kebanyakan daripada contoh-contoh yang digunakan datang daripada soalan-soalan yang diajukan didalam kursus-kursus yang dilaksanakan sebelum ini.

3. Saya berharap blog ini akan memberikan manfaat kepada para pelawat sekalian. Sekian, pembuka bicara.